মুক্ত অফিস

আউট স‌ো‌র্সিং যারা করেন তারা মূলত এক‌টি ভার্চুয়াল অফিসে কাজ ক‌রে। আমা‌দের অফিসগুলো কি আসলে দরকার আছে। আমা‌দের অফিসগু‌লো হ‌তে পা‌রে বড় একটা কনফারেন্স রুম। বেশিরভাগ অফিস সমন্বয়ের জন্য ব্যবহার হয়। আর এ সমন্বয় যদি ভাচুয়ার্লী করা যায় তবে অফিসের কি প্রয়োজন। আলাদা আলাদা কক্ষ বিশিষ্ট বা কিউবিক্যাল না হ‌য়ে একটা সাইবার ক্যাফে টাইপ হ‌তে পা‌রে। এতে অনেক খরচ কমবে। ভার্চুয়াল অফিসগুলো হবে অতি দ্রুত ও কার্যকরী। প্রথমে আসি আমা‌দের অফিস কেন দরকার?

১. একটা ঠিকানা

২. ফাইলপত্র রাখার জায়গা

৩. চিঠিপত্রাদি  ও দালিলিক লেখাপড়ার জন্য আরামদায়ক স্থান

৪. টয়লেট বাথরুমের ব্যবস্থা

৫. যোগা‌যোগের ব্যবস্থা

৬. ফ্যাক্স, কম্পিউটার ও প্রিন্টার থাকবে

৭,. লোকজন আসলে বসার ব্যবস্থা ও কনফারেন্সের ব্যবস্থা

৮. সহকারী‌দের বসার ব্যবস্থা

৯. নিরাপত্তা রক্ষী‌দের থাকা ও খাওয়ার ব্যবস্থা ইত্যাদি ইত্যাদি।

মনে করুন, উপরের অফিস কমপ্লেক্সে আপনার লেগেছে ৩০০০ স্কয়ার ফিট। আমার প্রস্তাবিত মুক্ত অফিসে আমা‌দের প্রয়োজন হবে তিনভাগের একভাগ জায়গা। তাহলে আমা‌দের অফিস পরিচালনা ব্যয় কমবে। মূলত অধিকাংশ কাজ ভার্চুয়ালী হবে। অফিস ও স্থাপনা ছোটো হওয়ায় বিদ্যুৎ পানি ইত্যাদিরও খরচ কমবে।

আমার কল্পনার ভার্চুয়াল অফিসটা কেমন হবে তুলে ধরছি।

১. কনফারেন্স আকা‌রে বড় রুম থাকবে।

২. সবার সামনে মনিটর থাকবে। যা‌তে সকলে কম্পিউটারে কাজ কর‌তে পারে। সবাই একই সাথে ল্যাপটপ বা ডেস্কটপের মাধ্যমে ভার্চুয়াল অফিসে চিঠি তৈরি ও চিঠি দেখা ইত্যাদি কাজ করবে। প্রত্যেকের জন্য আলাদা নির্ধারিত কম্পিউটার প্রয়োজন। যে যখন ওয়ার্ক-স্টেশন খালী পাবে। সেখানেই কাজ করবে।

৩. টয়লেট ও প্রসাধনীর ব্যবস্থা থাকবে। অফিস প্রধান চাইলে কাঁচের গেঁড়াও দেয়া টয়লেট ও আলাদা প্রাইভেসী রাখ‌তে পারেন। আসলে মুক্ত অফিসে অফিস প্রধান ও অন্যান্যরা  ভ্রমণরত থাকবেন। তারা বেড়াবেন। মিটিং করবেন। কনফারেন্স ও দেখা সাক্ষাত বাইরে বিভিন্ন স্থানে করবেন। রেস্টুরেন্টে লাঞ্চ হবে সাথে মিটিংও চলবে। মুক্ত অফিসের মুল ধারনাই হল সিকিউরিটি ব্যতীত সবাই ঘুরে বেড়াবে। অফিস সিকিউরিটির সবাই একসাথে সবাই কাজ করবে তা নয়। এক দুইজন সরাসরি দায়িত্ব করবে অন্যরা আইপি ক্যামেরায় মনিটর করবে। এমনকি অন্য সংস্থার সাথে ভাড়া ভিত্তিক নিরাপত্তা ব্যবস্থাও চালু করা যাবে।  এভাবে মুক্ত অফিসে সবাই আসন বিহীন থাকবে। অফিস হবে মূলত রি‌পো‌র্টিং প্লেস। অফিসের সবাইকে অফিস করার জন্য অফিসে আস‌তে হবে না। প্রয়োজন পড়লে বা মিটিং এর জন্য আস‌বে। ইমেইল, ভাইবা‌র ও হোয়াটস আপ ইত্যাদিতে ভার্চুয়াল  কার্যক্রম চলবে। একান্তই কারো সাইনের প্রয়োজন হলে ডি‌জিটালী সাইন দিবে। যেমন: সাইনের সাথে তারিখ দি‌য়ে সাইন করবেন। তারপর স্ক্যান ক‌রে ডকুমেন্টে দিবেন। স্বাক্ষর একই থাকলেও ‌যে‌হেতু নিজ হাতের লেখায় সাইনের নীচে তারিখ লিখবেন। এভাবে এ পরিবর্তনের মাধ্যমে সাইন ও তারিখের স্বতন্ত্রতা এনে স্বাক্ষর ক‌রে তারিখের ভিন্নতা স্ক্যান ক‌রে ডুকু‌মে‌ন্টের সিগনেচার ব্লগে সেট ক‌রে অফিসের বাইরে থেকেও কাজ করা যায়।

তবে বিভ্রান্তি দূর করতে সাথে সাথে প্রেরকে জানাবে যে তিনি সাইন ক‌রে স্ক্যান ক‌রে ডকুমেন্টে সংযুক্ত করেছেন। ফি‌রে আসলে প্রয়োজনে পুনরায় স্বাক্ষর করবেন।

তবে নিদিষ্ট ফরমে স্বাক্ষর করার প্রয়োজন হলে তা আবার ইমেইলে  পাঠিয়ে কাযর্ক্রম গ্রহণ কর‌তে হবে।

আমার কাছে মনে হয় মুক্ত অফিসের কোন সুনির্দিষ্ট প্যাটার্ন বলা যাবে না। যে অফিস যেভাবে চাইবে সেভাবে তা‌দের ক‌রে নিতে হবে। মুল আইডিয়া হবে আমরা ঘুরে বেড়াব কিন্তু অফিস চলমান থাকবে। এই চিন্তা করলেই আমরা সমাধান পেয়ে যাব।

আধুনিক যুগে আমরা প্রযুক্তির ব্যবহার বাড়িয়ে আমাদের জীবন সহজ ও স্বাচ্ছন্দ্য করা যায়। পরিবারের দায়িত্ব সামাজিক দায়িত্ব ইত্যাদি অনেক দায়িত্বের ভিড়ে আমরা এমনভাবে চাপের মধ্যে থাকি মোটেই ফুসরত পাওয়া যায় না। আমার চাকুরী জীবনে দুইটি শান্তিরক্ষী মিশনের দুই বছর ব্যতীত আমি অদ্যবদি (জানু ২০১৬ পর্যন্ত) সপরিবারে চাকুরীর স্থলে থাকি। অমাদের অনেকেই রাতে অফিস করে ।আমি রাতে অফিস না করেই কাটাতে পেরেছি। প্রয়োজনে ড্রপ বক্স, ভাইবার, এসএমএস, বাংলা টাইপ জানার কারণে বাসায় চিঠির ড্রাফট তৈরি ইত্যাদি বহুবিধ কাজ বাসায় করতে পারায় রাতে অফিস করার প্রয়োজন পড়েনি। আপনি ভ্রমণ রত আছেন জরুরী কোন চিঠি আসল জরুরী উত্তর দেয়া প্রয়োজন। আপনার প্রয়োজন আপনার অফিস সহকারীকে বলা সে যেন ভাইবার বা ড্রপবক্সে চিঠিটা দিয়ে দেয়। আপনি চিঠিটা পড়ে নিলেন ও মোবাইল ফোনের ড্রপবক্স, ভাইবার বা এসএমএস করে আপনার সহকারীকে পাঠিয়ে দিলেন, আপনার সহকারী চিঠি প্রস্তুত করে আপনার জন্য অপেক্ষা করল। আপনি পৌঁছে চিঠি সাইন করে দিলেন। অথবা ডিজিটাল সাইন দিলেন। আপনার প্রতিষ্ঠানের পত্রালাপ যদি জাতিসংঘের মত পেপারলেস ও লোটাস নোটে নিতে পারেন তবে তো কথাই নেই কাগজে কোন কারবারই আপনাকে করতে হল না। মুক্ত অফিস করাটা আপনার ইচ্ছে টেকনোলজি অতি সস্তায় আপনার চারিদিকে বিদ্যমান শুধু ব্যবহার জানতে হবে।